Procedures en handleidingen
Tot voor kort leverde de continuïteit van de verschillende functies problemen op, omdat er geen duidelijke beschrijvingen waren van de inhoud van de functie en de verschillende procedures. Met betrekking tot het financiële beheer van de vereniging, werden de eisen ook steeds hoger waarbij een duidelijke behoefte ontstond voor een verbetering van, wat wordt genoemd, de interne controle, om ervoor te zorgen, dat er geen verkeerde geldstromen zouden kunnen ontstaan.
Beide probleemgebieden: overdracht van functies en procedures en interne controle waren drie jaar geleden de directe aanleiding om alle functies en alle relevante procedures te gaan beschrijven en dit alles in een “Handboek Functies, Procedures en Richtlijnen” samen te brengen. Deze klus mocht Jo Stam uitvoeren in zijn functie als Algemeen Bestuurslid.
Vele uren werden besteed aan interviews, het beschrijven zelf, corrigeren, check op consistentie, het bewerken en uiteindelijk de samenstelling van het boek zelf. Drie jaar heeft het geduurd en sinds januari 2009 is het boek klaar. Elk bestuurslid heeft een exemplaar ontvangen en is zelf verantwoordelijk voor het up to date houden van de voor hem of haar relevante informatie, waarbij de secretaris de coördinatie en de distributie verzorgt.
Op verzoek kan aan belangstellenden inzage worden verleend in het verenigingshandboek door de secretaris